5 claves para mejorar la productividad

Estrictamente, la productividad indica la relación entre la producción y los recursos necesarios para obtenerla. En otros términos, si mantenemos la producción constante y disminuimos uno o más de los recursos necesarios (tiempo, materia prima, energía, etc.), la productividad aumenta. Para el caso de empresas que no producen (comercio o servicios), la mejora de la productividad puede medirse en función de unidades vendidas, facturación, clientes atendidos o cantidad de personal para mantener las actividades. El incremento de productividad, como concepto, puede resultar sencillo; en la práctica, no tanto.

En el imaginario social existe la idea de que aumentar la productividad está reservado para empresas medianas o grandes y que es vital el uso de la tecnología. Aunque no es falso, tampoco es completo. Es necesario, en este punto, hacer una distinción entre empresas que necesitan crecer y empresas que necesitan optimizar. Como metáfora pensemos en un o en una tenista. Al comienzo, todo está por hacerse: correr sin quedar extenuado, aprender los golpes, las reglas de juego, tácticas, etc. A medida que la persona crece deportivamente, ya no bastará con tener un físico que resista todo el partido, no hacer dobles faltas, saber pegar y mantener la concentración. Requiere pulir los golpes, ser más rápido, más resistente, ajustes en la alimentación, soportar la soledad de los viajes y otras cuestiones que lo harán un deportista de primer nivel.

De igual modo, en una empresa en pleno crecimiento, no siempre es necesario nuevo equipamiento, software, tecnología de punta o instalaciones trifásicas. La mayoría de las veces alcanza con acciones sencillas. Recordemos que la productividad tiene que ver en hacer lo mismo con menos recursos o hacer más con los mismos recursos (ser más eficiente). Por eso hoy nos ocupamos de algunas acciones que incrementan la productividad y que solo requerirán algo de tiempo para llevarlas a cabo:

  1. Cercanía de los elementos: si para cada acción (como imprimir o buscar mercadería, por ejemplo) existe una persona que se traslada, al disminuir el tiempo de traslado de dicha persona estará en condiciones de realizar más acciones en el mismo tiempo. Para lograr esto, se puede utilizar el método de las 5S, cambiar la disposición de las máquinas o, simplemente, trasladar de lugar el teléfono o el escritorio.
  2. Tiempo de reuniones: focalizar el objetivo de cada reunión, anticipar el orden del día y reducir el tiempo de las mismas es un claro ejemplo de mejorar la productividad. Aquí explicamos una forma de hacerlo.
  3. Establecer un tiempo razonable para la atención telefónica y para atención al público: esto no siempre es posible y dependerá del tipo de producto o servicio que se preste. Para vender un automóvil, por ejemplo, no se requiere el mismo tiempo que para vender una gaseosa. Y aunque para esto último se requiera un tiempo mínimo, la conversación con el cliente puede ser vital para que regrese en otra oportunidad. En cualquier caso, manejar el tiempo de las llamadas personales y comerciales con una atención adecuada nos permitirá disponer de tiempo extra para atender otras actividades o más clientes. Es bueno recordar que cuando hablamos de conversaciones con clientes, hablamos de cumplir el objetivo de la conversación (eficacia) aunque insuma más tiempo del requerido.
  4. Monitoreo de actividades y seguimiento: en un nivel muy básico, consiste en llevar diagrama de Gantt o colocar un pizarrón con actividades pendientes, en ejecución y los responsables de cada una. Esto permite un seguimiento en tiempo real de lo que está sucediendo.
  5. Orden: saber dónde están los insumos, herramientas, materiales y todo lo que vayamos a necesitar para trabajar ahorra mucho tiempo de trabajo. Esto sucede para elementos físicos (papeles, documentos, herramientas, etc.) como para elementos electrónicos (documentos en la computadora). Cuanto menos tiempo se insume en la búsqueda, mayor es el tiempo disponible para otras actividades.

Pero trabajar de una manera más productiva no solo cambia los indicadores fríos de la productividad: cambia el estado emocional y predisposición de las personas. Pensemos en el estado de ánimo que tenemos a la hora de asistir a reuniones extensas e inconducentes, en buscar un documento en el archivo o en caminar 10 metros cada vez que suena el teléfono. La comodidad en el trabajo no solo mejora el hacer (productividad), también mejora el ser (emociones) en las personas. Aunque estemos ante el dilema del huevo y la gallina (el bienestar emocional mejora la productividad o viceversa), lo importante es que influir en uno u otro aspecto repercute en mayor bienestar laboral y en mejores indicadores de resultados. Y eso, desde nuestra perspectiva, es un gran avance.

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